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Wie ist das nun mit den E-Mails?

Wie ist das nun mit den E-Mails?

Ich kenne keinen, der nicht jammert wegen der großen E-Mail-Flut, die an jedem Bürotag über ihn hereinbricht. Ja, der Briefkasten ist längst nicht mehr so voll, wie der Posteingang im Outlook. Und dennoch merke ich mir, wenn eine Nachricht unbeantwortet geblieben ist. Dann denk‘ ich mir, ich war dem/derjenigen wohl keine Antwort wert.

Also, wie ist das nun mit den E-Mails?

Der Mailverkehr ist trotz Facebook und Handy der am meisten genutzte Kommunikationskanal im Geschäftsleben. Auch wenn Mails leicht erstellt und schnell versandt sind, gibt’s dafür Spielregeln, die für gutes Kommunikationsklima sorgen.

E-Mails sind kein geeignetes Instrument für die interne Kommunikation. Wer über vollgestopfte E-Maileingänge jammert sollte erst einmal schauen, wie viele davon von den eigenen Kollegen kommen. Bitte radikal einschränken – nicht nur, weil der Server zugepflastert wird, sondern auch, weil externe Mails in der Fülle womöglich übersehen oder zu spät gesehen werden könnten. Wer rasch was zu klären hat, greift besser zum Telefon, oder noch besser, geht ein paar Schritte ins nächste Büro und redet sich das aus. Wer zwischen verschiedenen Standorten kommunizieren muss, richtet sich eine Art internen Blog auf Yammer ein, oder kommuniziert in einer geschlossenen Facebookgruppe. Termine können einfach über Doodle abgestimmt werden und Dokumente, auf die alle zugreifen müssen, legt man in der Dropbox ab.

E-Mail sind Ihre Visitenkarte. Wer E-Mails versendet, versendet seine Visitenkarte – so wie er / sie sich ausdrückt und so wie seine/ihre Antwortkultur ist, wird er auch als Gegenüber eingeschätzt.

E-Mails sind ein Marketinginstrument. Die Signatur am Ende des Mails kann wechselnde Botschaften – Hinweise auf Veranstaltungen, den aktuellen Slogan etc. – enthalten. Aber bitte nicht überladen. Ein E-Mail ist keine Plakatwand.

E-Mails sind schriftliche Beweise. Wer E-Mails nicht archiviert, ist selber schuld. Gibt es bei einem Geschäftsvorgang später Unklarheiten, kann der/die gut Organisierte immer noch auf seine E-Mails zurückgreifen, wo am Beginn des Prozesses Vereinbarungen festgehalten oder eine Zustimmung / Absage ausgedrückt worden ist.

E-Mails sind Erinnerungsinstrumente. Wer per RSS-Feed eine Seite abonniert, kann sich neue Beiträge im E-Mail anzeigen lassen. Wer Newsletter abonniert, erhält diese über das E-Mail. Natürlich ist es praktisch, an Abonnements erinnert zu werden. Es muss aber nicht alles übers E-Mail laufen und dort wieder für unnötigen Traffic sorgen. Lenken Sie Seiten-Abos auf ein Google-Dashboard, das sie dann durchchecken, wenn Sie Zeit / Lust dazu haben. Leiten Sie sich regelmäßige Newsletter auf einen eigenen Ordner im Posteingang um und schmökern Sie dann, wenn es für sie passt.

Das E-Mail ist  ein ganz hervorragender, weil superschneller Informationskanal. Halten Sie ihn frei, für aktuelle Meldungen, die sie dann auch – zumindest kurz – beantworten.

PS. Heißts eigentlich das E-Mail oder die E-Mail? Wie auch schon beim Blog, sind beide Schreibweisen erlaubt (Basis ist der englische Begriff electronic Mail / elektronische Post). Die Österreicher tendieren aber eher zur sächlichen Form, während sich in Deutschland klar die E-Mail durchgesetzt hat.

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